… à l’usage de toutes celles qui n’arrivent pas ouvrir leurs fichiers, remplis de signes cabalistiques en lieu et place de la dissertation ou du devoir de maths que vous deviez récupérer!
Pour éviter ce drame (sic) quasi quotidien au CDI, voici un mode d’emploi qui vous permettra de vous sortir de toutes les situations.
Comment lire cet article si vous êtes pressées? Commencez par repérer le format de fichier qui vous a été envoyé, puis reportez-vous au paragraphe concernant la suite bureautique que vous utilisez.
Pour une meilleure lisibilité, téléchargez cet article complet et illustré de captures d’écran explicatives sur le site du lycée (format pdf).
Récapitulatif des principaux formats de fichiers générés en standard par les suites bureautiques suivantes :
| Traitement de texte | Tableur | Présentation | |
| Microsoft Office 2003 (PC)/ 2004 (Mac) | .doc | .xls | .ppt |
| Microsoft Office 2007 (PC) / 2008 (Mac) | .docx | .xlsx | .pptx |
| Open Office | .odt | ods | odp |
L’extension du fichier n’est pas visible et vous ne savez pas avec quelle suite il a été généré ?
Sous Windows, ouvrez l’explorateur de fichiers (clic droit sur démarrer puis choisir explorer), menu outils, option des dossiers, onglet Affichage, dossier Fichiers et dossiers, décochez la case « masquer les extensions des fichiers dont le nom est connu ».
Sous Mac, cliquez sur Command (cmd) + i
Vous travaillez avec la suite Microsoft Office 2003 (Windows) ou Office 2004 (Mac)
Sous Windows :
Pour lire définitivement les fichiers générés avec la suite Office 2007, installez le pack de compatibilité Microsoft Office : fichier fileformatconverter.exe disponible sur le site de Microsoft (évitez de le télécharger à une autre adresse !)
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=fr
Sous Mac
Vous travaillez avec la suite Office 2004 pour Mac
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=fr&FamilyID=6b9238e1-cf69-48c4-bf2d-c4a8aceee520
Pour lire les fichiers enregistrés dans le format natif Open Office (odt etc), installez la suite OO (Open Office pour Windows ou pour Mac) sur votre ordinateur :
http://fr.openoffice.org/about-downloads.html
ou encore, téléchargez la version portable (autonome) sur une clé usb ou votre disque dur.
http://framakey.org/Portables.PortableOpenOffice?count=http%3A%2F%2Fdownload.framakey.org%2Fapps%2FPortableOpenOffice-3.1-fr-r05.zip
Vous travaillez avec la suite Microsoft Office 2007 (Windows) / Office 2008 (Mac)
Par défaut, les fichiers enregistrés ont une extension en x (docx pour les fichiers Word, xlsx pour les fichiers Excel, pptx pour les fichiers Powerpoint etc.).
Pour produire des documents lisibles par les utilisateurs de versions antérieures (doc, xls, ppt), il faut paramétrer chaque application de la suite, soit ponctuellement, soit définitivement.
Méthode pour un enregistrement ponctuel au format doc, xls, ppt
Fichier, enregistrer sous, Document Word 97-2003
Méthode pour un enregistrement définitif au format doc, xls, ppt
Cliquer sur le menu général, options Word, onglet enregistrement, Enregistrer les fichiers au format suivant : Document Word 97-2003 (*.doc)
A noter : si vous disposez de la suite Office 2007 dans sa version SP2, vous pouvez lire les documents générés par la suite OpenOffice.
Et inversement, Open office est capable d’ouvrir les fichiers générés avec Office 2007.
Vous utilisez la suite OpenOffice
Par défaut, les fichiers enregistrés ont une extension en odt les fichiers texte, ods pour les fichiers Excel, odp pour les fichiers de présentation Powerpoint etc.).
Lancer OpenOffice, cliquer sur Outils, Options.
Dérouler le menu Chargement/enregistrement, choisir « Enregistrer systématiquement sous », « Microsoft Word 97/2000/XP »
A savoir : OpenOffice est capable d’ouvrir les fichiers de la suite Office 2007.
Dépannage express :
Rendez-vous sur un des sites de conversion en ligne, mediaconvert.com est un des plus connus et convertissez votre fichier dans le format qui vous convient.
http://media-convert.com/convertir/
Attention, mediaconvert ne prend pas en charge les fichiers docx.
Comme son nom l’indique, Docx-converter est spécialisé dans la conversion des fichiers docx.
http://docx-converter.com/
Zamzar est efficace également mais nécessite de communiquer votre adresse mail…
http://www.zamzar.com/
Formats de fichiers – trousse de survie by Brigitte Pierrat est mis à disposition selon les termes de la licence Creative Commons Paternité-Pas d’Utilisation Commerciale-Pas de Modification 2.0 France.
BP